Beim letzten Mal haben wir uns der vernünftigen Bewerbung und Kontaktaufnahme gewidmet, heute gehen wir ein Stück weiter und verfassen ein Angebot und sprechen dabei auch über Preisgestaltung und Terminoptionen. Kein Problem? Dann wart Ihr wohl noch nie Veranstalter gewesen. Denn was jene Damen und Herren an Aussagen vor den Latz geknallt bekommen, könnte durchaus amüsant sein.
Doch alles der Reihe nach. Nachdem ein Booker Interesse an Euch gewonnen hat, bekommt Ihr einen Anruf oder eine eMail.
Zeitfaktor
Natürlich solltet Ihr in der Lage sein, einem Booker sofort am Telefon ein Angebot zu machen: Verfügbarkeit bestätigen, Gage nennen sowie alle weiteren erforderlichen Extras, zu denen wir gleich kommen werden. Hierzu ist natürlich eine gute Absprache innerhalb der Band notwendig. Der Bookingbeauftragte sollte also stets über die Verfügbarkeit seiner Mitstreiter informiert sein und in irgendeiner Form einen Terminkalender mit sich führen. Treffen Anfragen per eMail ein, sind 24 Stunden ein akzeptabler Zeitrahmen, um zu antworten. Wer seine eMails aber nur zweimal wöchentlich liest und seinen Anrufbeantworter auch nur unregelmäßig abhört, sollte das Booking lieber jemand anderem überlassen.
Preisgestaltung
Für viele Bands mit eigenem Repertoire ist es üblich, die Eintrittsgelder zu kassieren oder in Ausnahmefällen noch am Getränkeumsatz beteiligt zu sein. In manchen Fällen könnt Ihr aber auch eine Festgage verlangen, was insbesondere im Cover- und Galabereich dem Normalfall entspricht.
Euer Wert richtet sich zum einen nach den erzielten Einnahmen aus den Eintrittsgeldern, aber auch nach dem, was Veranstalter im Durchschnitt bereit sind, für Euch zu bezahlen. Im letzten Fall solltet Ihr einen definitiven Preis festlegen, und diesen Preis kostet Ihr dann auch.
Viele Bands erklären gerne mit Raffinesse, dass sie für kleine Kneipen mit der Gage gerne nach unten gehen, von einem namhaften Konzern aber selbstverständlich das dreifache verlangen. Was gegenüber der kleinen Kneipe zwar nett erscheint, wirkt im anderen Fall unverschämt. Vielmehr gibt es zahllose Beispiele von Bands, denen ihre flexible – besser: willkürliche – Preisgestaltung zum Verhängnis wurde. Irgendwann hatte sich herumgesprochen, dass manche Veranstalter nur den halben Preis zahlen mussten, wodurch sich die Bands sowohl ihren Preis als auch ihren Ruf ruiniert haben.
Was gehört in ein Angebot?
Nun zum tragisch-komischen Alltag eines Bookers. Es ist durchaus keine Seltenheit, dass eine Band ein Angebot wie das folgende verfasst:
„Gage 1.000 Euro plus Fahrtkosten, evtl. Übernachtung. Wenn wir unsere eigene Backline zur Verfügung stellen, entstehen zusätzliche Kosten“.
Die wesentlichen Punkte werden hier zwar genannt, allerdings sind sie derart vage dargestellt, dass es für den Booker unumgänglich ist, noch einmal genauer bei der Band nachzufragen, um Klarheit zu schaffen:
Wie ist die Gage in Höhe von 1.000 Euro zu verstehen? Brutto oder netto? Ist die Band gemäß der Kleinunternehmerregelung von der Umsatzssteuer befreit, oder darf/muss sie die Steuer ausweisen? Wenn ja, handelt es sich um 7 oder um 19 Prozent?
Dass die Band ihre Fahrtkosten erstattet haben mag, kann nachvollziehbar sein. Aber mit welchen Fahrtkosten muss der Veranstalter rechnen? Woher kommt die Band? Finden alle Musiker in einem PKW platz, kommt jeder einzeln aus einer anderen Richtung angereist, oder besitzt die Band gar einen Sattelschlepper mit 18 Tonnen? Diese Kosten sollten unbedingt klar beziffert werden, denn nur so können Booker und Veranstalter vernünftig und vor allem verbindlich kalkulieren. Viel einfacher ist es, gleich einen Gesamtpreis anzugeben.
Nun mag die Band ‚unter gewissen Umständen’ noch eine Übernachtung gestellt bekommen. Was genau sind diese Umstände und wie viele Personen reisen überhaupt mit? Sprich, wann müsste der Auftritt der Band beendet sein, so dass sie noch am gleichen Abend wieder nach Hause fahren kann?
Zum Schluss wäre in unserem Beispiel noch zu klären, wie viel die Backline kosten soll, wenn sie z.B. von anderen Bands mitbenutzt werden soll.
Ein präzises Angebot ist nicht nur professionell, sondern es hilft auch dem Booker, sich innerhalb weniger Sekunden seiner ohnehin knappen Zeit ein exaktes Bild von dem zu machen, was auf ihn zukommen wird.
Alles auf einen Blick, kurz und bündig
Ihr müsst nicht gleich ein formvollendetes amtliches Schreiben mit tollem Briefkopf verschicken, um Euer Angebot abzugeben. Vielen Bookern und Veranstaltern reicht oft eine formlose eMail – sofern das Angebot klar verständlich ist. Ein Beispiel:
Band XXYY
Spieldauer: 3 x 45 min.
Bandgage: EUR 1.000,- zzgl. 7% MwSt., zahlbar vor Ort gegen Rechnung.
Fahrtkosten: inklusive
Übernachtung: 4 x mit Frühstück, wenn Konzertende später als 24.00 Uhr.
Kostenfalle Stage-Rider
Bitte schickt Eure Bühnenanweisung zusammen mit Eurem Angebot an den Booker, nicht erst später, wenn der Vertrag unterzeichnet ist. Manche Bands – und nicht nur die Großen – übertreiben es durchaus mit ihren Anforderungen an Bühnenaufbauten, Licht und Nebel. Bei genauer Einhaltung entstehen dem Veranstalter gerne einmal ein paar hundert Euro an weiteren Kosten. Ob Ihr auf den 1,50 Meter hohen Drumriser in einem kleinen Gewölbekeller besteht, bleibt Euch natürlich selbst überlassen, es geht vielmehr darum, von Anfang an mit offenen Karten zu spielen.
Termin-, Erst- und Zweitoptionen
Den angebotenen Termin dürft Ihr dem Booker gerne für einen gewissen Zeitraum reservieren bzw. optionieren. 14 Tage haben sich hier als gängiger Standard herausgestellt. Ist der Booker der erste, dem Ihr ein Angebot für jenen Termin macht, räumt Ihr ihm die sogenannte Erstoption ein. Innerhalb dieser Frist bekommt dann der Booker die Gelegenheit, als erster Euer Angebot anzunehmen.
Erhaltet Ihr also nach 7 Tagen eine weitere Anfrage für den gleichen Termin, teilt Ihr dem neuen Interessenten mit, dass Ihr bereits eine Anfrage am laufen habt, ihm aber gerne die Zweitoption einräumt. Mag der neue Interessent dann gerne zusagen, gebt Ihr zunächst noch dem Booker mit der Erstoption die Möglichkeit, zuzugreifen. 24 bis 48 Stunden sind hier akzeptabel.
Fazit
Es spielt weniger eine Rolle, wie professionell das Briefpapier aussieht, auf dem das Angebot geschrieben steht. Wichtig ist, dass alle wichtigen Punkte aufgeführt und klar und deutlich erläutert sind: Gage, Steuern, zusätzliche Kosten, Bühnenanweisung und mögliche Extras. Schafft von Anfang an Klarheit und erspart dem Booker lästige Rückfragen – viele fragen nämlich erst gar nicht mehr nach, sondern buchen die Band, von der sie ein ‚eindeutiges‘ Angebot erhalten haben.
Viel Erfolg – Julian Angel
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